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【档案管理】关于做好2020级新生建档工作的通知

日期:2020年11月10日   作者:学生处档案室    来源:       编辑:学生处       浏览:

 


关于做好2020级新生建档工作的通知


各系:

学生档案是记录学生入校、在校及离校情况的重要资料,并与学生就业派遣挂钩,为做好2020级新生建档工作,现就有关事项通知如下。


一、工作内容

(一)档案材料填写与收集

各系组织学生按要求填写《新生入学登记表》(纸质版+电子版,见附件1),以班级为单位对新生档案材料进行收集、审核,需要收集的材料有:1.《高中(或中专)档案》;2.《新生入学登记表》(纸质版+电子版);3.《入学体检表》;4.定向委培生还需上交委培协议书。

(二)档案材料归档

各系从学生处档案室领取档案袋,按要求填写档案袋封面,按照“一人一袋”将新生的上述档案材料装入档案袋中。各班辅导员对照档案袋中装入的档案材料,按要求填写《学生档案材料归档情况登记表》(纸质版+电子版,见附件2)。

(三)整理排序

各系新生档案以班级为单位,按照学号从小到大的顺序进行整理排列;《新生入学登记表》(电子版)以“学号+姓名+身份证号”进行命名(例:****16010701张三43070220****1200**),分班级建立文件夹,《学生档案材料归档情况登记表》(电子版)放入班级文件夹中,文件夹以班级名称命名。

(四)档案移交

各系将整理好的档案及经签字盖章的《学生档案材料归档情况登记表》(纸质版)分班级打捆,统一移交至学生处档案室。将整理好的《新生入学登记表》(电子版)和《学生档案材料归档情况登记表》(电子版)统一打包发送至QQ:122210949。档案室对照《学生档案材料归档情况登记表》对学生档案材料进行检查,核对无误后接收档案。


二、完成时间

12月25日之前


三、工作要求

(一)新生的《高中(或中专)档案》必须归档,未交者须由班主任或辅导员出示一份《证明》(见附件3),《证明》放入学生档案袋中,《存根》另交至学生处档案室留存。

(二)《新生入学登记表》须由学生如实填写,填写内容及格式参照模板(见附件4),填表过程中不得随意调整表格格式,须保持表格原貌。《新生入学登记表》(纸质版)须粘贴一寸免冠照片,电子版须在相应位置插入电子照片。《新生入学登记表》(纸质版)统一用A4纸打印,表格中老师签名须由本人手写,系部审核盖章须规范。

(三)档案袋封面须使用黑色中性笔填写,字迹工整,不得随意涂改。封面上“档案编号”和“材料目录”两项内容不填写,其它信息均须准确、完整填写,填写要求参照模板(见附件5)。封面上 “家庭住址”信息内容须与学生身份证上 “住址”信息保持一致,“家庭住址”中“省、市、县”三级行政区须准确、完整填写。若同一班级学生有重名的情况,请在档案袋上用铅笔注明学生身份证号以示区分。

(四)档案材料装袋时务必核查清楚,要求对号入座,切忌张冠李戴。

(五)《学生档案材料归档情况登记表》由辅导员或班主任根据学生档案材料的完备情况进行填写,有则打“√”,无则不填(未上交《高中(或中专)档案》,只交《证明》的情况,按照“无”处理)。《学生档案材料归档情况登记表》(纸质版)须使用A4纸双面打印,辅导员或班主任签名须手写,系部盖章须规范。


四、注意事项

(一)本次移交的档案中不包括团组织关系档案,若《高中(或中专)档案》中包含,请取出。

(二)少部分学生的《高中(或中专)档案》以邮寄方式送达至学院招生处(院办公楼二楼203室),请各系通知学生携带身份证前去领取。

(三)各系移交档案时,先移交纸质档案,待检查通过后,再提交最终定版的电子资料。

(四)移交档案时,为避免时间冲突,请提前与学生处档案室联系,商定移交时间。


附件:1. 新生入学登记表

     2. 学生档案材料归档情况登记表

     3. 证明

     4. 新生入学登记表(填写模板)

     5. 档案袋封面(填写模板)


学生处   

  2020年11月9日

 

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